La transformation digitale est une mutation due à l’internet et au numérique. Tout est informatisé ou presque. La technologie explose : Cloud, mobile, tablette, réseaux sociaux, Web. On ne compte plus les solutions existantes sur le marché : GED, ECM, plateforme, e-commerce, CRM, SAE, IA, signature électronique. Tout s’automatise, tout se numérise (dématérialisation), tout se connecte: machine et outils (interopérabilité) comme l’individu. Les entreprises prennent le train en marche transformant toute leur organisation tout en restant réactives et compétitives sur le marché. SYNAPTURE – We find vous accompagne dans vos démarches de transition digitale et reste force de proposition dans son offre riche, multiple et variée.
Le zéro papier ou suppression du support matériel
La transformation digitale tend à faire disparaître le papier. C’est ce qu’on appelle la dématérialisation. Ce support physique est éliminé et remplacé par un support électronique au format PDF. Cette transformation s’effectue via un scanner qui numérise le document. Un logiciel d’OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères permet de lire le contenu du document électronique pour être ensuite édité sur ordinateur, appareil mobile, plateforme. Le document est stocké, puis archivé dans la GED (Gestion Electronique de Document). ALFRESCO archive les documents, les classe, les consulte et les partage avec les collaborateurs en toute sécurité.
Stockage et archivage
La GED ALFRESCO s’interface avec des outils de numérisation et d’OCR. Les documents numérisés sont importés automatiquement ou manuellement via le « Drag and Drop» dans la GED . Ils sont classés via un plan de classement défini et indexés (métadonnées décrivant le document). Cela permet une recherche ultérieure optimale du contenu s’effectuant par l’utilisation d’un puissant moteur de recherche intégré « Elastic Search » en mode « Full text search » de type Google. La GED ALFRESCO permet la gestion des documents d’entreprise :
- stockage
- plan de classement
- archivage
- recherche
ALFRESCO SHARE est une plateforme, un repository (une sorte d’entrepôt destiné au stockage centralisé et organisé de bases de données. C’est un espace accessible aux utilisateurs. ALFRESCO stocke et gère des millions de documents.
Hébergement et mode Saas
Ces documents sont accessibles depuis la plateforme Alfresco et en mode Saas sur server Cloud basé en France chez notre partenaire Online. SYNAPTURE possède un serveur de stockage complémentaire situé dans un centre de données différent de celui des serveurs applicatifs. Il s’agit d’un serveur répliqué en permanence permettant une remise en service en moins d’une heure et sans causer de perte de données. Nous garantissons ainsi une large bande passante et un temps de réponse confortable.
Cybersécurité
La sécurité de vos données étant une priorité pour SYNAPTURE, nous garantissons un niveau de sécurité élevé de notre infrastructure et assurons une maintenance optimale. Les accès sont contrôlés et gérés : VPN, certificat SSL, cryptage des données, restriction des postes (gestion des droits d’accès). Tous nos serveurs sont équipés de la mitigation ainsi que d’un firewall pour lutter contre toute tentative de piratage. ALFRESCO utilise le langage JAVA. Ce langage de programmation se distingue de tous les autres langages en termes de fonctionnalités et d’environnement de sécurité à tous les niveaux. Il permet de protéger une application contre les menaces : logiciels malveillants, attaques de piratages. Il possède des fonctions de sécurités intégrées telles que l’environnement «Sandbox », la cryptographie, la gestion des exceptions, l’authentification et la prévention des menaces de panne du système. Grâce à Java, les politiques de sécurité peuvent être appliquées à des applications individuelles.
Conformité RGPD
La GED ALFRESCO assure la confidentialité des données et sécurise l’information (gestion des accès et des droits), contrôle et automatise les processus de conformité au RGPD qui conditionne les règles de vie des données personnelles établies par les métiers et la règlementation en vigueur. Elle gère le cycle de vie ou durée de rétention/conservation des documents. Ceux-ci sont versés ou éliminés des archives courantes vers les archives intermédiaires au terme de cette durée de rétention. Ce versement est réalisé automatiquement par l’intermédiaire d’un script alimenté par le référentiel créé en fonction de la date de création du document. ALFRESCO est sensible au « droit à l’oubli ». La GED permet la recherche des données, documents ou fichiers liés à une personne grâce à une référence client saisie et apposée. Les données sont alors supprimées par simple clic.
Interopérabilité et connecteurs
La plateforme ALFRESCO est interopérable, c’est-à-dire que la plateforme en open source peut interagir et collaborer (dialoguer) avec d’autres systèmes, d’autres API métiers grâce à son langage de programmation Java et aux protocoles REST SOAP. Ainsi, la plateforme est connectée avec les appareils mobiles (téléphone, tablette) et donc, accessible n’importe où.
Standard « cmis »,
Alfresco Share échange des documents, des données avec d’autres GED comme Documentum, File Net, SharePoint ou Nuxeo. La norme « CMIS » offre une plus grande souplesse aux migrations de données permettant leur pérennité. ALFRESCO SHARE est une plateforme puissante (moderne) et riche permettant la connexion avec une multitude d’API (applications tierces) donnant des fonctionnalités à valeurs ajoutées.
Connecteurs Alfresco-Salesforce
La GED ALFRESCO est au service du CRM (Customer Relationship Management) avec Salesforces.
grâce au connecteur Alfresco-Salesforce permettant la centralisation des données depuis l’application métier. Cela implique de trouver toutes les informations concernant le client donnant à voir une vue à 360° de ce dernier en une seule interface : stratégie importante pour les entreprises. Ainsi, les documents tels que les contrats, devis, courrier, factures… sont accessibles à tout moment, en temps réel et en un clic. L’intégration Salesforces-Alfresco évite l’accumulation et la manipulation d’outils divers.
Alfresco for Suitecrm
ALFRESCO se connecte avec SuiteCRM via le connector Alfresco for SuiteCRM, application open source gratuite de gestion de la relation client pour les serveurs. Il est écrit en PHP. Le CRM open source est souvent utilisé comme alternative aux logiciels CRM propriétaires de grandes entreprises telles que les applications HubSpot, Salesforce et Microsoft Dynamics CRM.
SuiteCRM est un fork logiciel du système populaire de gestion de la relation client (CRM) de SugarCRM. Cela donne une vision centralisée des clients sur une plateforme Cloud comme PULSE, par exemple : trouver toutes les informations du client sur une seule interface, centralisation de la gestion client dans SuiteCRM.
Rentabilité et processus améliorés : création et modifications de workflows, évolution du système de workflows complexes, automatisation du processus manuel de la gestion de la demande, gain de temps, manipulation d’un seul outil. Quoi encore ?
Un référentiel central pour toutes vos données client vous permettant d’obtenir des informations clés qui peuvent être utilisées pour améliorer et entretenir vos relations commerciales, une grande liberté et flexibilité dans la personnalisation de SuiteCRM selon vos propres besoins sur mesure. Protocole API REST ouvert facilitant l’intégration du CRM avec d’autres applications et principaux systèmes de l’entreprise, les frontières tombent.
Connexion avec sap
ALFRESCO ne s’arrête pas là, elle peut s’interconnecter avec SAP par l’intermédiaire des connecteurs Alfresco content connector for SAP. Cet outil permet la collaboration et l’intégration rapide et simple à l’installation SAP offrant la possibilité aux utilisateurs de partager en toute facilité des informations importantes.
Connecteur Alfresco OnlyOffice
Le connecteur Alfresco OnlyOffice développé par SYNAPTURE, à partir des versions d’Alfresco Community 5.x et Alfresco 5.x Entreprise, est une application tierce qui sert d’intermédiaire entre le front d’une GED, le serveur de documents et Alfresco. Il permet aux utilisateurs d’éditer différents types de documents (Word, Excel, Powerpoint), en temps réel depuis ALFRESCO. SYNAPTURE capitalise sur son expérience ALFRESCO et édite plusieurs connecteurs et modules Alfresco.
Connecteur pour Microsoft 365
Enfin, ALFRESCO se connecte avec Microsoft Office grâce au connecteur pour Microsoft 365, utilisé pour modifier, partager, co-créer et créer des documents. Collaborer de manière transparente et en temps réel à l’aide des applications Web Office habituelles : Word, Excel, PowerPoint. Alfresco Collaboration Connector pour Microsoft 365 permet d’intégrer les applications Microsoft Office Online et d’enregistrer les documents directement dans Alfresco. Le connecteur aide à éliminer les silos de contenu en gérant tous les documents Microsoft Office au sein de la plateforme ALFRESCO. Les fichiers sont gérés en toute sécurité, de la création à la destruction finale ou à l’archivage des documents. Les utilisateurs peuvent ainsi modifier des documents Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint, stockés dans Alfresco à partir de l’espace de travail numérique directement dans Office Online.
Ce billet fut d’abord publié sur le blog de Wefind en juin 2022.
Source photo : Pixabay.com
