Depuis le 1 janvier 2020, la facture s’est imposée de manière électronique à l’ensemble des entreprises françaises traitant avec le secteur public. Elle tend à se généraliser au secteur privé à compter du 1e juillet 2024 pour les grands comptes. Cette généralisation répond à une obligation réglementaire pour les entreprises françaises quelle que soit leur taille via un calendrier précis (janvier 2025 pour les TPI et janvier 2026 pour les TPE et PME) dans le cadre de sa transmission et de sa réception. La facture électronique progresse dans tous les secteurs d’activités. En 2020/2021, 57% des entreprises dématérialisaient le processus de la facture aux fournisseurs. 62% sont des TPI. En revanche, les grandes entreprises (43%) ne se considèrent pas prêtent à remplir cette obligation. [1] La facture électronique, qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages ? Comment l’utiliser ? Comment l’archiver ?
La facture électronique, qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et réceptionnée de manière dématérialisée composée de :
- Données structurées (conformément à l’EDI : échange de données informatisées).
- Données non structurées ou facture au format PDF (document natif ou numérisé) et envoyée par mail en fichier joint. Elle ne constitue pas une facture électronique [2]. L’authenticité et l’intégrité de la facture doivent être garantis. Il sera nécessaire de mettre, alors, en place une PAF ou piste d’audit fiable. Ce processus vise à prouver la validité de la facture et à établir le lien avec la transaction commerciale réalisée, ainsi qu‘avec le paiement effectué.
- Hybrides ou facture X (facture au format PDF à laquelle est associée un fichier de données structurées
en XML) disponible sur Chorus pro et auprès de solutions privées (PDP).
La facture électronique répond à la norme EN16931 contenant 165 champs de données et exigeant l’utilisation de 3 formats standards pour transmettre, que sont :
- UBL XML
- CII XML
- Facture- X (format hybride : PDF accompagné d’un fichier de données en XML en pièce jointe) qui tend à se généraliser.
Les avantages de la dématérialisation des factures
- Baisse des coûts de traitement grâce à la dématérialisation (plus d’impression et plus d’envoi par voie postale). Elle coûte moins chère qu’un timbre-poste. Le passage à la facturation électronique représentera un gain d’au moins 4,5 milliards d’euros en économie.
- Réduction des délais de paiement.
- Gain en productivité : automatisation des workflows (réduction des tâches courantes et chronophages).
- Simplification de la déclaration de la TVA grâce au pré remplissage
- Archivage et consultation simplifiées
- Lutte contre la fraude fiscale (TVA) et e-reporting.
- Traçabilité des échanges (statut de la facture, suivi et contrôle des envois et des paiements)
- Vision plus macro de l’activité économique de l’entreprise. [3]
Des transactions assurées par des plateformes
Les transmissions et les réceptions de la facture électronique (émetteur et destinataire) se font par l’intermédiaire de plateformes. Il n’y aura donc plus de transaction directe avec les clients ou fournisseurs. Les plateformes utilisées sont :
- PPF (plateforme ou portail public de facturation – Portail Chorus pro du secteur public).
- PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) – plateforme certifiée par l’Etat. Ce sont des plateformes partenaires habilitées car elles sont immatriculées pour une durée de 3 ans renouvelable par l’administration fiscale suivant un dossier de candidature adressé au DGFIP. Elles sont régulièrement auditées.
- OD (Opérateur de dématérialisation)
Des prestataires de services proposent différentes solutions de traitement collaborative de la facture électronique.
Les plateformes PDP sont interopérables avec la plateforme Chorus pro permettant le e-reporting (transmission de données, de transaction et de paiement à l’administration). Les plateformes s’intègrent facilement dans le système d’information par l’intermédiaire d’API, du format ouvert XML et grâce à la facture X qui tend à se généraliser puisque à vacation à remplacer la facture au format PDF, JPG ou papier. Les plateformes sont interconnectées avec les logiciels comptables. Les traitements sont automatisés et la numérisation n’existe plus.
La facture dématérialisée sonne le glas de l’ICR/RAD/LAD. Le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) et les marchés publics électroniques ont publié une charte d’interopérabilité donnant les bonnes pratiques à mettre en place portant sur le format de la facture, la traçabilité et les transmissions.
Comment éditer la facture électronique ?
Générer une facture-X ne nécessite aucun changement de logiciel ou d’investissement important.
- Il convient d’éditer une facture directement depuis un outil éditique afin de faire du mapping de données (définition et champs des données, correspondance entre champs sources et champs cibles),
- d’exporter le document sur le serveur PDP ou PPF qui sera générer au format facture-X (facture format PDF et XML). Il est, également, possible de saisir directement sur les plateformes.
- d’y joindre un fichier à la facture (les données au format XML) décrivant l’ensemble des champs de la facture ou d’autres fichiers pouvant constituer des preuves comme un bon de livraison, par exemple.
La facture-X est un PDF/A-3 tout à fait lisible mentionnant toutes les informations nécessaires et une facture avec des données en XML permettant un traitement automatisé avec toutes machines. Ce format est compatible avec les logiciels comptables tels que SAGE, CEPID ou l’ERP SAP.
Archivage ou l’intégrité de la facture électronique
Les fondements de la facture électronique reposent sur trois principes : authenticité, intégrité et lisibilité. Pour assurer ces fondements, trois méthodes existent :
- La PAF (piste audit fiable : collecte des documents justificatifs des activités). Il conviendra d’archiver les documents tels que devis, bon de commande, justificatif de paiement, bon de livraison…) de manière électronique ou physique avec la facture électronique.
- La signature électronique (facture assortie) : Il sera nécessaire de vérifier la justesse de la signature, de mettre en place une PAF si la signature est simple. Les signatures dites « avancées » ou « qualifiées » (eiDAS et RGS** ou RGS***) répondent aux exigences fiscales. La facture dans son format originale doit toujours être accompagnée de sa signature et d’un certificat électronique associé.
- La facture au format EDI : facture originale (XML ou UBL) et lisible associée (PDF) avec le fichier des
partenaires et la liste récapitulative (messages émis et reçus). - L’utilisation du format PDF/A-3 est obligatoire pour sa lisibilité.
La e-facture a un cycle de vie de 10 ans en matière comptable (5 ans en matière commerciale) et de 6 ans en droit fiscal. Aussi, il est nécessaire de se mettre d’accord (prestataire et entreprise) sur la durée de conservation. Il convient d’archiver tout ce qui concerne la conversion du format, le mapping et les logs. [5]. La facture électronique sera archivée dans son format informatique original.
La facture électronique est à conserver en copie fiable (scellée et horodatée) dans un SAE, GED ou coffre-fort (dossier client) centralisant et garantissant sa traçabilité et sa pérennité, voire l’ensemble des documents qui l’accompagnent et diffuser sur le portail PPF ou la plateforme PDP (prestataire). Enfin, l’archivage doit être bilatéral (émetteur et destinataire).
Ce billet fut, d’abord, publié sur le blog de We find en juillet 2022.
Source photo : Pexel.com
