La GED ou Gestion Electronique de Documents est un système informatique qui
- Stocke
- Structure
- Organise
- Partage
des documents numériques permettant de trouver l’information, plus facilement et plus rapidement. Elle convient davantage aux petites structures, telles les TPE, PME :
- volume documentaire facilement gérable
- besoins ciblés (numérisation, archivage, centralisation)
Elle sait gérer les étapes du cycle de vie de vos documents. Mais, face à l’infobésité, aux process métiers complexes, à la recherche de conformité toujours plus stricte, la GED ne suffit plus.
L’ECM ou Enterprise Content Management (gestion des contenus de l’entreprise) est plus agile, centré sur l’information, davantage que l’endroit où celle-ci est stockée.
Il s’adresse aux grandes entreprises, aux processus plus complexes, multisites, ouvertes sur l’extérieur (échanges clients, fournisseurs, partenaires) brassant énormément d’informations et de documents aux multiples formats (vidéo, image, son, médias, mails… Faut-il redéfinir la GED ? Investir dans un ECM ?
Rechercher, un enjeu capital
Le constat est souvent le même. Les besoins répondent aux problématiques suivantes : infobésité et temps perdu.
La recherche est fastidieuse (30% des salariés passent leur temps à chercher le bon document ou la bonne donnée, et chronophage (une moyenne de 7h/semaine à chercher l’information) :
- fichiers Windows
- disque partagé
- multiplicité des outils
- services en silos
- versioning documentaires différents et non à jour
- document mal nommé, mal indexé
Tout cela génère un coût financier non négligeable. La solution, un ECM centralisé et intelligent ?
Métadonnées et interconnectivité : l’ECM nouvelle génération
L’ECM devient une plateforme axée sur les métadonnées documentaires. Il convient de chercher une information (contenu d’un fichier) plutôt que son emplacement s’appuyant sur :
- La recherche avancée
- La gestion documentaire en termes de besoins
- L’automatisation des workflows et de l’indexation
- La collaboration sur le contenu
- La conformité et la sécurité
- L’intégration dans le système d’information (interopérabilité)
Ce qui réduit le temps perdu évitant les doublons.
L’ECM est une solution documentaire de partage et de collaboration externe, centralisée via une plateforme web, mobile ou PC, personnalisable (tableau de bord), connectant les métiers (GED), SAE (Système Archivage Electronique), ERP (SAP), CRM (Salesforce), mails, visioconférence, sites web, photo, vidéo et son… s’intégrant à Microsoft 365 (SharePoint) comme à Google Workplace (Google Drive comme référentiel externe).
C’est davantage une gestion documentaire transverse des métiers (interconnectivité) dans lequel des fonctionnalités améliorées ont été ajoutées :
- Interface web comme portail unique, centralisant et fluidifiant les échanges avec l’extérieur (client, partenaire, par exemple) pour une meilleure collaboration (espace dédié) avec une sécurité renforcée. Selon les droits et profils, il est possible de lire, télécharger, co-éditer, partager ou déposer un document
- Workflows et tâches automatisés > dématérialisés (intelligence artificielle)
- IA (l’assistant) : indexe le document (description) et extrait ses métadonnées, le résume, classe, range, cherche, répond aux questions quelle que soit la langue utilisée (interface au langage naturel)
Cette base unique permet de conserver, d’organiser et de diffuser l’information. Il s’agit d’une gestion globale des contenus dans une entreprise, couvrant la collaboration, la conformité et l’optimisation des processus.
Conclusion
La gestion de contenu d’entreprise en ligne offre un outil fiable dans la gestion de l’information tout au long de son cycle de vie. Le contenu est organisé favorisant la productivité et la collaboration y est optimisée.
Source :
Photographie du bandeau générée avec un IA (Gemini) – tous droits réservés.
Merci pour cet excellent article !!
Merci. Ravie qu’il vous ait plu et que vous l’ayez trouvé instructif.