Si la signature électronique existait avant la pandémie du Covid-19, la crise sanitaire avec le télétravail a considérablement transformer les méthodes et la gestion du travail. La collaboration dans l’entreprise en a été fortement impacté comme les process. Les entreprises ont du s’adapter et repenser la procédure de signature par sa digitalisation. Le but ? Simplifier, réduire les coûts et gagner du temps, facilité la mobilité des collaborateurs tout en renforçant la compétitivité de l’entreprise.
L’aspect juridique de la signature électronique
La signature électronique ou numérique consiste à signer tous types de documents électroniques au même titre que la signature manuscrite sur des documents papier. Elle a pour but de simplifier la signature des documents et son process souvent lent et fastidieux. Mais, elle doit répondre à des exigences de conformité, d’authenticité, d’intégrité afin d’assoir et d’accroitre la confiance dans les transactions électroniques (RGS).
Signature électronique et zéro papier : valeur juridique ?
A l’heure du zéro papier où tout se dématérialise, la signature électronique est un atout majeur de la transformation digitale. Elle permet la signature et la validation de documents probants. Pour ce faire, elle est encadrée par le règlement européen « EIDAS » du 23 juillet 2014. La signature a la même valeur juridique que la signature manuscrite. D’après l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Il existe 3 types de signature électronique :
La signature simple est la plus utilisée pour un usage rapide et fluide, simplifiant les processus internes.
La signature avancée implique l’utilisation d’un certificat numérique associant :
- une vérification identitaire des signataires,
- la liaison entre la signature et le signataire.
Ce mode prouve la non modification du document depuis sa signature (intégrité de l’acte signé) : art. 26 du règlement eiDAS.
La signature qualifiée doit utiliser un certificat qualifié eIDAS associé à un dispositif de création de signature lui aussi qualifié eIDAS. Elle requiert une vérification en face à face de l’identité du signataire à partir de documents d’identités qui doivent eux-mêmes être vérifiés.
Elle exige :
- la validation de l’identité du signataire en amont par une autorité de certification ou un prestataire de services de certification électronique,
- l’obtention d’une clé de signature (création d’une signature électronique).
- l’acquisition d’un certificat de signature électronique et un dispositif de création de signature électronique.
Les bénéfices de la signature électronique
Prenons pour exemple la gestion des contrats. La procédure suivante est chronophage et fastidieuse :
- Editer le contrat, l’imprimer, le remplir, le signer manuellement
- L’envoyer par la poste ou convoquer le destinataire afin qu’il appose sa signature
- Attendre le retour du contrat par voie postale, parfois relancer l’autre partie signataire
- Réceptionner le courrier
- Enfin, le classer et le stocker physiquement (archivage) ou électroniquement (numérisation, import dans une GED, classification et indexation).
Les bénéfices sont nombreux :
- Accélération des échanges et réduction des délais de traitement
- Automatisation des processus.
- Dématérialisation (aucun besoin d’imprimer).
- Gain de temps (économie de tâches manuelles).
- Réduction/absence des coûts (timbres, AR, encre, papier).
- Réduction des déplacements.
- Diminution du stockage des documents (gain d’espace : document conservé et archivé numériquement).
- Sécurité des échanges (accès cryptés et sécurisés, authentification par SMS).
- Traçabilité des documents (visibilité sur le statut des contrats, relance).
- Conformité (respect de la législation française et européenne).
Le tout apportant des gains de productivité et de compétitivité.
In fine, que ce soit via smartphone, tablette ou ordinateur, la signature peut se faire en tout lieu et à tout moment. Protégée par un système très sécurisé, ce qui facilite grandement les échanges commerciaux, RH et administratifs.
La signature électronique peut s’utiliser lors de :
- La gestion de contrats
- La validation des bons de commande et des lettres de relance
- L’envoi de procès-verbaux d’assemblées (notamment pour les syndicats immobiliers)
- Le paiement de factures,
- Les télédéclarations sociales, etc.
Elle devient incontournable par la force des choses.
