La GED (gestion électronique de documents) est un système informatique de gestion de documents numériques, s’intégrant dans le système d’information grâce à son interopérabilité.
Elle existe en mode :
- Saas (Software as a Service)
- Pass (Plateforme as a Service)
- On premice
Son rôle ? Gérer les étapes du cycle de vie de vos documents en les centralisant :
- Dématérialise vos documents papiers et vos processus métiers
- Organise vos documents (plan de classement, référentiels)
- Stocke
- Recherche
- Partage vos documents de manière sécurisée à l’ensemble de l’entreprise
La GED n’a cessé d’évoluer, s’adaptant au marché et aux évolutions technologiques. L’arrivée de l’IA ou intelligence artificielle révolutionne la gestion électronique des documents. L’IA et la GED, un duo au service de la transition digitale ?
- Qu’apporte de plus l’IA à la GED ?
- Quels bénéfices pour l’entreprise ?
L’intelligence artificielle, moteur d’automatisation de la GED
L’intelligence artificielle apparait à toutes les étapes du cycle documentaire en améliorant l’automatisation existante de leur traitement :
- Lecture du document
- Extraction de données et classement
- Recherche de votre document
- Workflow ou processus documentaire
Reconnaissance du texte
L’IA sait lire le document numérisé (typologie) et son contenu. Elle maximalise la reconnaissance du texte ou OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Automatique de Caractères > l’ICR (Intelligence Character Recognition ou la reconnaissance intelligente des mots). Elle analyse l’ensemble des documents parce qu’elle reconnait le langage, c’est-à-dire, le texte du document, quel qu’il soit (manuel, électronique, complexe ou simple). Elle est douée de traduction.
Classement et indexation intelligente
Grâce à sa lecture (contenu du document), l’intelligence artificielle implantée dans la GED sait faire le tri, c’est-à-dire, classer directement le document au bon endroit par typologie et contenu grâce au plan de classement ou référentiel et, bien sûr, à son puissant algorithme. Ainsi, l’intelligence artificielle extrait les données du document, automatiquement : titre, auteurs, date, numéros…et est capable d’en faire une description, de fournir un résumé du contenu et les mots-clés facilitant une recherche ultérieure.
La recherche devient conversationnelle
Toute GED est dotée d’un moteur de recherche qui crawle (robot indexeur) comme sur le web, l’ensemble de la base documentaire. L’intelligence artificielle améliore la recherche et la simplifie par l’utilisation d’un chabot permettant d’interagir avec l’utilisateur de la GED. L’interrogation du moteur de recherche ou chabot s’exerce en posant des questions. Les résultats se font instantanément et sont davantage pertinents : résumé, traduction…
Automatisation des tâches métiers
L’intelligence artificielle gère les différentes étapes du processus :
- Transmission aux différents services ou départements de l’entreprise
- Validation des documents auprès des personnes concernées
Les bénéfices pour l’entreprise
- Gain de temps:
- Automatisation des saisies
- Les collaborateurs sont disponibles pour des tâches à forte valeur ajoutée assurant une meilleure productivité
- Réduction des erreurs : les saisies et le classement n’étant plus manuels, les erreurs humaines sont effacées
- Réduction des coûts : économie sur la masse salariale (traitement des documents : numérisation, saisie, classement, workflows, automatisé)
- Sécurité et conformité. Les systèmes IA détectent :
- Les anomalies
- Les fraudes
- Les fuites de données
- Renforcent la sécurisation des informations sensibles et la conformité réglementaire (RGPD, par exemple)
- Rapidité et accès :
- Recherche et accès à l’information instantanés et optimisés (résumé, traduction, synthèse, analyse…)
- Centralisation des documents, disponibles à tout moment
Conclusion
La Gestion électronique de documents ou GED est ainsi une composante essentielle de la transformation numérique, qui facilite l’exploitation des documents tout en renforçant la sécurité et l’efficacité des organisations.
L’intégration de l’IA à la gestion électronique de documents est donc un levier majeur pour la transformation digitale, permettant aux organisations d’accroître leur agilité, leur sécurité et leur performance documentaire. L’IA et la GED : un duo gagnant de la transition digitale.
Se posent, alors, le rôle et la place des professionnels de l’information (documentaliste, archiviste, veilleur…) ?
Sources :
Photographie du bandeau : réalisation avec une IA – DALL-E, Chat GPT, version gratuite, tous droits réservés.
Zeendoc.[En ligne], le 06/05/2025.[Consulté, le 05/09/2025].Comment l’IA permet d’améliorer la gestion électronique des documents ?
Puceplume.[Consulté, le 05/09/2025]. L’IA pour une gestion électronique de documents plus efficace
Everteam.Livre blanc.[Consulté, les 06/2025 et 09/2025]. L’IA générative et le machine learning au service de la GED/ archivage.
MERCI POUR CET EXCELLENT ARTICLE !!
Bonsoir Pouky. Merci pour votre commentaire et vos encouragements. Ravie que vous ayez trouvé satisfaction en réponse à vos interrogations.